Brainstormsessie organiseren: de 6 fases voor succes

Goede brainstorms faciliteren is belachelijk moeilijk. Maar gelukkig doen wij dit al jaren en jaren. Wil jij een brainstormsessie organiseren? Wij hebben dé zes fases voor succes.

In mijn zakelijk leven ben ik, Friso Visser, getuige geweest van veel slechte brainstorms. Wie niet, eigenlijk? Maar waarom zou je je tijd verspillen aan slechte ideeën? Dat gaat jou, je leven, je bedrijf of de wereld niet beter maken.

Omdat wij graag willen dat iedereen goede ideeën kan bedenken (en de kracht hiervan inziet), hebben we Brain Fuel ontwikkeld. En een belangrijk onderdeel van hoe wij werken is onze eigen methode, de Brain Fuel Flow. Deze sijpelt door alles wat we doen en is een vast onderdeel hoe wij onze sessies opbouwen.

Wil je dus een écht goede brainstorm organiseren, gebruik dan de Brain Fuel Flow. In dit artikel leg ik je uit hoe jij ‘m tot eigen succes kan gebruiken. Helemaal gratis. Buckle up!

TIP: wij toverden dit artikel ook om tot whitepaper. Die kun je gratis downloaden achter deze link.

Brain Fuel Flow: de zes fases van een echt goede brainstormsessie

Voordat we beginnen, in vogelvlucht zijn dit de zes fases van een écht goede brainstormsessie.

1. Voorbereiding
2. Warming-up
3. Divergeren
4. Convergeren
5. Beslissen
6. Actie

Deze moeten altijd terugkomen. Altijd.

In de volgende paragrafen gaan we ieder van deze fasen uitgebreid bij langs, en geven we waar nodig handige brainstorm methodes en technieken om ze zoveel mogelijk tot bloei te laten komen.

Fase 1. Voorbereiding

Een goed begin is het halve werk. Veel mensen denken dat ze met een stapeltje post-its wel ver genoeg komen. Nou.. niet helemaal. Hieronder vind je een lijst die wat realistischer is.

Maar wacht nog heel even! Vraag eerst jezelf, je team en/of je opdrachtgever of een brainstorm écht de juiste manier is om je problemen op te lossen. Is dat zo? Lees dan vooral verder.

1.1 Een uitdaging

Begin altijd met een brainstormvraag die je genoeg ruimte geeft om vrij te denken, maar die ook genoeg kaders geeft om de juiste richting op te gaan. Een simpele stelregel is dat je je vraag herschrijft zodat hij begint met: ‘Hoe kunnen wij..’. Bijvoorbeeld: ’Hoe kunnen wij meer millennials als klanten krijgen?’ of ‘Hoe kunnen we diversiteit in onze organisatie stimuleren?’.

Je krijgt niet de juiste antwoorden als je niet de juiste vragen stelt (behalve met die ene brainstormtechniek waarin je met opzet stomme vragen moet stellen om creatieve resultaten te behalen, maar daarover een andere keer meer).

1.2 Een locatie

De locatie is misschien wel het meest onderschatte criterium van een brainstorm. Ja, natuurlijk is er altijd een locatie, waar je ook bent. Maar een goede locatie? In een omgeving waar creativiteit wordt gestimuleerd krijg je creatievere resultaten. Een saai en krap kantoor levert minder creativiteit op. Zo simpel is het.

Dingen die je locatie nodig heeft:
+ Natuurlijk licht
+ Planten in de ruimte
+ Een hoog plafond
+ Een inspirerende setting

Het zou zomaar kunnen dat brainstormen op een festival ervoor zorgt dat je deelnemers meer denken aan ‘vrije tijd’, ‘alcohol’ en ‘zomer’. En een zakelijke setting levert misschien meer ideeën op over ‘ondernemerschap’, ‘business models’ en ‘geld verdienen’.

1.3 Een A-team 

Mensen maken of breken je sessie. Zeurpieten zuigen alle positieve energie uit de ruimte. Maar overenthousiaste deelnemers kunnen de sessie ook verpesten wanneer de stille genieën niet de ruimte krijgen om te shinen. Soms is het zelfs een slecht idee om de directeur uit te nodigen: mensen zijn misschien geneigd om sneller in te stemmen als hun baas in de buurt is. Denk goed na of je voor de sessie een professionele facilitator nodig hebt, want hier heb je ze het meest nodig (nou ja, hier én voor timemanagement).

Wie je sowieso wilt betrekken:

+ Mensen met verschillende vaardigheden (die kijken verschillend naar oplossingen);
+ Mensen met een constructieve manier van denken (kritisch denken is waardevol, maar houd die eigenschap in bedwang tot bij de convergeren fase);
+ Mensen die elkaar aardig vinden (mensen die elkaar niet kunnen luchten zijn niet goed voor de sfeer).

1.4 Materiaal

Het materiaal dat je nodig hebt hangt af van de brainstormtechnieken die je gaat gebruiken. Die op hun beurt weer afhangen van de uitdaging die je probeert op te lossen, de grootte van je team en de locatie.

Wij gebruiken vaak onze eigen Brain Fuel-kaartendeck, maar specifieke situaties vragen om specifieke technieken. Maar natuurlijk zijn er een aantal classics die je nooit misstaan.

De classics: 

• Post-its (er zijn grotere varianten voor grotere sessies of mensen met een groot handschrift);
• Brown paper. Dit papier – wanneer je het combineert met speciale lijm – is een soort magische muur waarop al het papier blijft plakken;
• Gekleurde markers. Gebruik geen pennen, want in sessies met veel mensen zijn de post-its moeilijk te lezen;
• Borden. Het liefst grote borden waarop je kunt schrijven (of de brownpaper op kunt plakken). 

Meer weten over hoe je deze zaken helder krijgt in gesprek met je klant? Lees dan 7 trucs om de perfecte brainstormvraag te bouwen.

Fase 2. Warming-up

 

Veel mensen denken dat een warming-up overbodig is. Integendeel! Alle topsporters beginnen met een warming-up voordat ze gaan sporten. Als jij topresultaten wilt, dan moet je je brein ook opwarmen. Maar er is nog een reden om een warming-up te doen: het geeft je team de nodige energie.  

2.1 Kies de juiste warming-up

Sommige warming-ups zorgen ervoor dat mensen tijdens de brainstorm competitiever worden. Andere warming-ups zijn ervoor gemaakt om mensen elkaar te leren kennen. En sommige warming-ups zijn er zodat mensen de inhoud van de vraagstuk scherper krijgen. Zorg er goed voor dat je de juiste warming-up uitzoekt!

Fase 3. Divergeren

Dit is het gedeelte wat mensen herkennen als brainstormen. Ideation. Creatief denken. 

Tijdens een brainstorm focussen mensen zich vaak op deze stap, maar besteden ze te weinig aandacht aan de andere stappen. Wij zien divergeren als onderdeel van een totaalproces. Meestal verdelen we divergeren in twee delen:

3.1 Deel 1: brain dump

De brain dump gebruik je om alle voor de hand liggende ideeën uit je hoofd te gooien.
Misschien denk je dat je de oplossing al weet. Schrijf hem op! Misschien heb je realistische oplossingen waar je direct aan denkt. Schrijf die op! Aan het einde van de brain dump heb je veel ideeën – maar je bent er nog niet!

3.2 Deel 2: creatief denken
Na de brain dump gaan we los met écht creatief denken. Realistische ideeën zijn fantastisch, maar laten we proberen een stapje creatiever te gaan.

Net als wanneer je een warming-up kiest, kies je ook hier een methode die het beste past bij de situatie. Er zijn methodes voor studenten, zakenmensen, om te protoypen, dierenliefhebbers, mensen die graag tekenen, grote groepen, individuen, etc.

Er zijn honderden methodes die je kunt gebruiken, maar hier kun je een aantal van onze favorieten vinden. Sommigen hebben we zelf bedacht en andere zijn klassiekers in een nieuw jasje.

3.3 Zijn we klaar?

Het gebeurt vaak dat mensen hun sessie hier beëindigen. Ze kijken naar de klok. Ze zien veel gekleurde post-its op de muur. Dit ziet er creatief uit, jongens. Goed werk!

NEE, DAT IS NIET WAAR. NIET STOPPEN. DOORZETTEN. We zijn al op de helft!

Fase 4. Convergeren

Laten we zeggen dat het divergeren goed ging en je 300 ideeën gegenereerd hebt. Nu moet je het kaf van het koren scheiden. Tijd om ideeën te kiezen én om ideeën af te schieten. Daar zijn verschillende methodes voor. Vaak vallen deze methodes in de categorie ‘We hebben niet veel tijd meer, kies  snel uit wat je het leukste vind!’, zoals de bekende Dr. Love-techniek, maar er zijn zeker methodes die effectief én efficiënt zijn.

4.1 Naming and framing
Stap 1: verzamel alle ideeën die bij elkaar horen in een cluster.
Stap 2: geef dit cluster een naam. Als ze allemaal gaan over ‘millennials omtoveren naar ambassadeurs’, dan noem je het cluster bijvoorbeeld “millennial ambassadeurs”. Makkie.

4.2 COCD-Box
Nog een favoriet is de COCD-Box waarin je ideeën verdeelt in #now, #wow, #how en #no. Eigenlijk is het iets complexer dan dat, maar het is een makkelijke methode en het forceert je op een vriendelijke manier om samen met je groep te bepalen war jullie goede ideeën vinden.

Fase 5. Beslissen

Oké dan, je hebt clusters gemaakt. Op naar de laatste fase: beslissen! Welke ideeën ga je implementeren? Welke moeten terug naar de tekentafel? Welke ‘darlings’ moet je ‘killen’?

Deze fase is zo kort dat het misschien niet als een fase voelt, maar dat is het wel. Zo belangrijk is dit moment!

5.1 Selection Day

In deze fase gebruiken we het liefst onze eigen Selection Day, waarin je stickers gebruikt zodat deelnemers per persoon een aantal keuzes maken.

 Hearts: ideeën waar je gelukkig van wordt
 Unicorns: ideeën die je het meest uniek vindt
 Stopwatches: ideeën waarvan je denkt dat die op korte termijn effectief zijn
 Calendars: ideeën waarvan je denkt dat ze op lange termijn gaan werken

In Selection Day maak je ruimte voor de teams om met elkaar te bespreken waarom je als individu  in een bepaald idee gelooft. Misschien is iedereen het direct eens met elkaar, of verschillen de meningen en moet je nog even discussiëren. Dat is natuurlijk prima. Beter nu dan later!  

Fase 6. Actie

And last but not least: actie! Dit is waar het grootste pijnpunt van brainstormen zit, omdat mensen erachter komen dat er ook nog gewerkt moet worden om het idee voor elkaar te krijgen. Mensen kunnen hier erg ontwijkend gedrag gaan vertonen.

Zorg dus dat je de sessie niet verlaat voordat je hebt afgesproken wat er gaat gebeuren met de gekozen ideeën.

Van ieder cluster wil je het volgende weten:

+ Wat wordt de volgende stap?
+ Wanneer is de volgende stap?
+ Wie is verantwoordelijk voor de volgende stap?
+ Hoe blijven we op de hoogte van de volgende stap?  

GEFELICITEERD. JE HEBT EEN ECHTE BRAINSTORM GEORGANISEERD.

Ik hoop dat de Flow, waar wij en onze klanten veel aan hebben, jou ook verder heeft gebracht. Laten we stoppen met slechte ideeën en samen werken aan ideeën die je leven, werk en de wereld verbeteren.