Brainstormsessie organiseren: de 6 fases voor succes

Goede brainstorms faciliteren is belachelijk moeilijk. Maar gelukkig doen wij dit al jaren. Wil jij een brainstormsessie organiseren? Wij hebben dé zes fases voor succes.

In mijn zakelijk leven ben ik, Friso Visser, getuige geweest van veel slechte brainstorms. Wie niet, eigenlijk? Maar waarom zou je je tijd verspillen aan slechte ideeën? Dat gaat jou, je leven, je bedrijf of de wereld niet beter maken.

Omdat wij graag willen dat iedereen goede ideeën kan bedenken (en de kracht hiervan inziet), hebben we Brain Fuel ontwikkeld. En een belangrijk onderdeel van hoe wij werken is onze eigen methode, de Brain Fuel Flow. Deze sijpelt door alles wat we doen en is een vast onderdeel hoe wij onze sessies opbouwen.

Wil je dus een écht goede brainstorm organiseren, gebruik dan de Brain Fuel Flow. In dit artikel leg ik je uit hoe jij ‘m tot eigen succes kan gebruiken.

Let op: dit is een uitgeklede versie van de variant die in De Brainstorm Bijbel staat.

Brain Fuel Flow: de zes fases van een echt goede brainstormsessie

Voordat we beginnen, in vogelvlucht zijn dit de zes fases van een écht goede brainstormsessie.

1. Voorbereiding
2. Warming-up
3. Divergeren
4. Convergeren
5. Beslissen
6. Actie

Deze moeten altijd terugkomen. Altijd.

Fase 1. Voorbereiding

Vroeger zei men: ‘Een goed begin is het halve werk’. Nu zegt men: ‘Een goede voorbereiding is 90% van het succes’. Terecht. En met brainstormsessies is dat niet anders. Je kunt inhoudelijk nog zo goed voorbereid zijn; als straks tijdens de sessie blijkt dat het vraagstuk veel te vaag is, de sticky notes niet op de muur blijven plakken en de deelnemers niet begrijpen waarom zij aanwezig zijn, dan bereik je natuurlijk niet de best mogelijke resultaten uit de brainstorm.

Dit betekent dat je een brainstormvraag nodig hebt, de juiste faciliteiten, deelnemers en veel meer. Ook deze komen in mijn boek over brainstormen, De Brainstorm Bijbel, uitgebreid voorbij!

Fase 2. Warming-up

Daar sta je dan. De sessie is geopend en iedereen kijkt je aan. Tijd om te beginnen. Meestal verwacht men dat je direct de inhoud in duikt. Maar topsporters beginnen ook altijd met een warming-up voordat ze gaan sporten. En bij een brainstorm is dat niet anders. Als jij topresultaten wilt, dan moet je de belangrijkste spier van een brainstorm ook opwarmen. Juist ja, je brein.

Waarom een warming-up zo belangrijk is:

• Je creëert de juiste energie van de sessie.
• Je zorgt dat iedereen er lekker in komt.
• Je zet de deelnemers op scherp.
• Je wakkert de skills aan die deelnemers nodig hebben.

Inspiratie voor een goede warming-up? Ga vliegensvlug naar onze toolbox.

Fase 3. Divergeren

Dit is het. We zijn aangekomen bij het gedeelte wat mensen herkennen als het stereotype brainstormen. Ideation. Creatief denken. Ideeën verzinnen. Buiten de box denken. Divergeren.

Tijdens een brainstorm focussen mensen zich vaak op deze stap, maar besteden ze te weinig aandacht aan de anderen. Dat wil overigens niet zeggen dat deze stap altijd goed gaat. Gek genoeg is een veel voorkomend probleem bij het divergeren dat je té snel creatief wilt worden. Scientists, Judges en sommige Captains vinden het fijn om eerst nog even realistisch te doen.

Stap 1: dump je brain

Nee, niet alsof je je relatie op een botte manier uitmaakt of een container vol afval in het bos begraaft. De functie van een braindump is om alle voor de hand liggende ideeën uit je hoofd te gooien. Oftewel ‘dumpen’.

Aan het einde van de brain dump heb je vaak al heel veel haalbare ideeën – maar we zijn er nog niet. Er is nog veel meer te halen.

Stap 2: Fuel je brain

Na de braindump gaan we los met écht creatief denken. Waar je je hersenen leeg hebt ‘gedumpt’ in de braindump, geef je ze nu juist weer ‘fuel’ om creatief te zijn. Want realistische ideeën zijn fantastisch als ze een oplossing zijn voor je probleem, maar vaak heb je toch echt wat creativiteit nodig om tot nieuwe inzichten, ideeën en oplossingen te komen.

Zijn we klaar?

Het gebeurt vaak dat mensen hun sessie hier beëindigen. Ze kijken naar de klok. Ze zien veel gekleurde post-its op de muur. Dit ziet er creatief uit, jongens. Goed werk!

NEE, DAT IS NIET WAAR. NIET STOPPEN. DOORZETTEN. We zijn al op de helft! Nu begint het pas écht belangrijk te worden.

Fase 4. Convergeren

Laten we zeggen dat het divergeren goed ging en je 300 volgekalkte sticky notes gegenereerd hebt. Dat je het overzicht even kwijt bent, is niet vreemd. Het wordt tijd om het kaf van het koren te scheiden. Met een duur woord heet dit convergeren.

Hoe kom je van 300 naar 30 ideeën?

Er zijn verschillende methodes om te convergeren. Vaak vallen deze in de categorie ‘We hebben niet veel tijd meer, kies snel uit wat je het leukste vindt!’, maar wij maken liever gedegen keuzes – zelfs in creatieve processen.

Net als divergeren klinkt convergeren een beetje als old fashioned jaren 80-terminologie, maar laat dat je niet op het verkeerde been zetten. Convergeren is net zo belangrijk als divergeren, zo niet belangrijker. Je kunt honderden goede ideeën hebben, maar zonder overzicht maak je nooit de juiste keuzes. Helaas is convergeren voor veel mensen ook (nog) moeilijker dan divergeren.

Waar het divergeren bijna voelt als spelen voor volwassenen, merk je dat convergeren wat meer begint te voelen als werk. Gezien veel mensen nog leven met het stereotype beeld dat een brainstorm vooral spielerij is, is dit voor deelnemers vaak even schakelen.

Clusteren & Plotten

Hebben je deelnemers de Groan Zone overleefd? Dan kunnen we eindelijk verder. Maar hoe dan? Er zijn talloze manieren om dat te doen. Maar eigenlijk zijn deze allemaal te verdelen in twee hoofdcategorieën: clusteren & plotten.

Clusteren
Clusteren is simpel gezegd niet veel meer dan het groeperen van de ideeën. Dit doe je door allerlei sticky notes bij elkaar te plakken, zodat je duidelijk groepjes ziet ontstaan.

Plotten
Bij plotten categoriseer je de stapel sticky notes in vakken in plaats van dat je ze clustert. Je kunt ze bijvoorbeeld plotten in de legendarische ‘wow, now, how’-matrix, waarbij je ze categoriseert op creativiteit en haalbaarheid.

Of je plot ze in de toekomstige klassieker ‘impact-effort’-matrix, waarbij je inzichtelijk krijgt hoeveel moeite de uitvoering van het idee kost en hoeveel impact het maakt.

Fase 5. Beslissen

Oké dan, het is gelukt om overzicht te krijgen. Tijd om ideeën te kiezen én om ideeën af te schieten. Op naar de laatste fase: beslissen! Welke ideeën ga je implementeren? Welke moeten terug naar de tekentafel? Welke darlings moet je killen?

Beslissen duurt vaak zo kort dat het misschien niet als een eigen fase voelt, maar dit moment is zó belangrijk dat we hem toch apart uitlichten. Zonder duidelijke beslissingen blijven ideeën zweven en neemt er niemand eigenaarschap.

Hoe kom je van 30 naar 3 ideeën?
We beginnen even met een vuistregel: aan het einde van de divergeerfase had je 300 ideeën. Na het convergeren hield je de beste 30 ideeën over. En daar gaan we weer 90% afhalen. Drie ideeën dus.

In deze fase gebruiken we het liefst onze eigen Selection Day, waarin je stickers gebruikt zodat deelnemers per persoon een aantal keuzes maken.

 Hearts: ideeën waar je gelukkig van wordt
 Unicorns: ideeën die je het meest uniek vindt
 Stopwatches: ideeën waarvan je denkt dat die op korte termijn effectief zijn
 Calendars: ideeën waarvan je denkt dat ze op lange termijn gaan werken

In Selection Day maak je ruimte voor de teams om met elkaar te bespreken waarom je als individu  in een bepaald idee gelooft. Misschien is iedereen het direct eens met elkaar, of verschillen de meningen en moet je nog even discussiëren. Dat is natuurlijk prima. Beter nu dan later!  

Fase 6. Actie

Dramatisch verhaal incoming:

Dat was ‘m dan – je brainstormsessie is voorbij. Alle deelnemers zijn hyped over de resultaten. Hebben het gevoel dat er deze sessie écht dingen in gang zijn gezet. Maar dan… lopen ze de ruimte uit. En is het alsof – poef! – de helft van alle ideeën spontaan verdwenen zijn.

Eeuwig zonde. Want je kunt na afloop nog zo’n lekker gevoel hebben dat je een hartstikke leuke en goede sessie hebt gehad, maar als er vervolgens niks met de ideeën gebeurt, hoeveel zin had de sessie dan daadwerkelijk? Om dat te voorkomen gebruiken wij actiemethodes.

Actiemethodes? Bestaan die? Ja natuurlijk. Van Short Storyboards die je helpen bij het pitchen tot Idea Launchers die je idee omtoveren tot een concept. Zonder een beetje sturing weten mensen namelijk helemaal niet hoe ze moeten beginnen met het uitwerken van een idee.

En dit, dames en heren, is de Brain Fuel Flow. Applaus niet nodig. 

Meer fuel nodig?

Heb je een vraag of ben je benieuwd wat we voor je kunnen betekenen? Ik sta altijd klaar om je vragen te beantwoorden via friso@brainfuel.nl.