Zo laat je een sessie altijd doorgaan

Het lijkt best lastig, dat brainstormen in tijden van corona. Niet alleen zijn grote groepen bij elkaar een dingetje, ook al die technische online tools kunnen nogal overweldigend zijn. Nu kun je ons natuurlijk invliegen (vinden wij niet erg), maar wij geven je ook graag zelf een aantal handvatten. Online, offline of zelfs in hybride-varianten – er zijn vele opties om een sessie altijd door te laten gaan!

Zie dit blog als een hulpmiddel bij het succesvol organiseren van je (brainstorm)sessie, die je leert denken in kansen, in plaats van belemmeringen. We bespreken de volgende onderwerpen:

1. Offline bij elkaar komen is niet altijd noodzakelijk
2. Er zijn online alternatieven voor alles wat je live kunt doe
3. Leg de focus niet op één lange dag

De kracht van ideeën, concepten en oplossingen zijn enorm, en wij vinden dat elke kansen tot het bedenken hiertoe aangegrepen moet worden.

1. Offline bij elkaar komen is niet altijd noodzakelijk

Het klinkt zo logisch, om een zaaltje af te huren of om de kantoortafel te zitten voor het oplossen van een creatief vraagstuk. Toch is dit niet altijd het meest verstandige. Vraag jezelf daarom het volgende af:

1. Waar moeten de deelnemers vandaan komen?
   Is het antwoord hierop “het hele land”, dan is het al snel beter om online iets te organiseren. Scheelt deelnemers ook nog eens benzine- of OV-kosten.
2. Wat is de opzet van mijn sessie?
   Wil je dat mensen interactie hebben of écht een bijdrage leveren? Live bij elkaar komen biedt in zo’n geval een hoop voordelen. Maar als je vooral informatie wilt overdragen of iedereen wilt bijpraten – dan zouden wij dat lekker digitaal doen.

Toegegeven: de voordelen van een offline sessie zijn groot. Wij merken dat het ontzettend goed is voor de creativiteit en sfeer als deelnemers elkaar echt in de ogen kunnen kijken. Ook is interactie tussen groepjes een stuk makkelijker. Valt je sessie daarom in dat straatje: go for it!

2. Er zijn online alternatieven voor alles wat je live kunt doen

Meetings, workshops, whiteboardmarkers en zelfs de welbekende Post-it note… het kan allemaal online. Het uitwisselen van ideeën kan tegenwoordig super makkelijk met de online whiteboardtool Mural en zelfs dat gezellige moment bij het koffiezetapparaat is vervangbaar door bijvoorbeeld een online pubquiz. Twijfel je dus over een fysieke sessie? Kijk gewoon wat je online kunt doen.

Onze favoriete tools:

Online meeting of webinar: Microsoft Teams of Zoom

Brainstorms: Mural of Miro

Online omgeving: Microsoft SharePoint

Online warming-ups: The Challenge Generator

Grote groepen: Mentimeter

Heb je een écht grote sessie? Doe je zelf dan een plezier en zorg voor een ‘chatredactie’ die mensen met technische problemen aan boord kan helpen en inhoudelijk via de chat vragen kunnen beantwoorden. Zelfs een telefonische helpdesk kan helpen!

Hybride sessies
Binnen Brain Fuel zijn wij fan van de zogenaamde hybride sessies. Deze vormen een soort brug tussen offline en online, en bekijken voor elk aspect apart of deze virtueel of in real-life moet plaatsvinden. Ben je bijvoorbeeld met een grote groep? Laat alleen de gespreksleiders bij elkaar komen; de overige deelnemers kunnen gezellig meedoen via bijvoorbeeld Teams.

3. Leg de focus niet op één lange dag

Wij zijn als mensen helaas gezegend met een beperkte aandachtsspanne. Ook voor bijeenkomsten geldt: men haakt af als het te lang wordt.  Je twee dagen volledig storten op een brainstorm klinkt natuurlijk productief, maar besef je wel dat je twee volle dagen van je werknemers verwacht… en dat doet helaas wat met de opkomst-ratio.

Vraag jezelf daarom altijd af: hoe kan ik mijn sessie strakker, korter of sneller maken? Twee hulpmiddelen:

1. Deel je sessie in stukjes op
Wij werken vaak met introductievideo’s of een webinar die we een paar dagen van tevoren stuurden.  Hier vertellen we alvast de belangrijkste informatie. Hierdoor worden sessies korter, vraag je niet teveel van deelnemers én zitten de deelnemers er bij aanvang direct in! Bonus: met pollvragen via tools zoals Mentimeter kun je ook alvast input ophalen voor de sessie en de interesse voor de vervolgsessie peilen.

2. Schuif gezellig aan bij een andere sessie
Wij zijn groot fan van zogenaamde carpoolsessies. Hierbij vraag je even of je een half uurtje tijd mag lenen op momenten dat er toch al een groep mensen voor langere tijd bij elkaar zijn. Net alsof je bij iemand in de auto stapt! Dit heeft twee voordelen: de focus om te luisteren is er al én je bespaart hiermee het organiseren van een extra bijeenkomst.

Meer weten?

Valt toch best mee hé?

Mocht je klaar zijn voor de volgende stap: in de vijf basisvormen van een creatieve sessie vertellen we je alles over de verschillende brainstormsessies die je kunt organiseren. De informatie in dit artikel komt ook voor in ons boek De Brainstorm Bijbel, geschreven door Friso Visser.

Facilitators Frans en Friso staan altijd voor je klaar: stuur gerust een mailtje naar frans@brainfuel.nl of friso@brainfuel.nl of pleeg een belletje naar +31(0) 58 203 80 33!