Hackathon organiseren: zo tuig je zelf de allerbeste op

Je wilt zelf een hackathon organiseren of weten hoe dat in zijn werk gaat. We applaud you. Een hackathon is een geweldig evenement, dat jou als organisatie in korte tijd gigantisch veel stappen laat zetten. Wij onthullen vier geheimen waarmee je dat zo effectief mogelijk bereikt. 

Laten we direct met de deur in huis vallen.

Dit zijn in vogelvlucht onze vier geheimen om een écht succesvolle hackathon te organiseren:

1. In actie komen begint al bij de voorbereiding
2. Houd het energieniveau van deelnemers hoog
3. Pitch je probleemvraag in vijf minuten
4. Vergeet het werven van deelnemers niet

In de volgende paragrafen gaan we elk van deze onderdelen bij langs. We leggen het belang uit en geven tips om er het meeste uit te halen.

Helemaal onderin het artikel vind je wat een hackathon precies is en waar de term is ontstaan.

Hackathon organiseren: zo tuig je zelf de allerbeste op

1. In actie komen begint al bij de voorbereiding

Het gaat gebeuren. Dat fantastische idee bij je hackathon, een manier vooruit die je van te voren nooit had bedacht. Daarom is de voorbereiding zo belangrijk. Want hierin moet je ook al rekening houden met deze situatie.

Besteed daarom veel tijd aan de voorbereiding, en geef antwoord op de volgende vragen:

• Wat is het doel dat we voor ogen hebben? Wanneer zijn we blij?
• Wie doet wat? Wie kan welke werkzaamheden verrichten?
• Moet er een speciaal team worden opgericht die met de oplossingen aan de slag gaat?
• Krijgen de deelnemers die de ideeën bedacht hebben een rol?

Wij organiseren vooraf altijd een voorbereidende sessie (een ontwerpsessie), en een van de onderdelen is dat we bovenstaande vragen met onze opdrachtgevers in kaart brengen. De antwoorden hierop zijn super waardevol: soms wordt de hackathon hier zelfs op ingericht.

2. Houd het energieniveau van deelnemers hoog

Een hackathon is hard werken. 8 tot 24 uur lang achter elkaar brainstormen en prototypen is een killer workout voor het brein. Daarom is het belangrijk om af en toe helemaal uit de hackathon te stappen.

Rustmomenten
Houd bij de planning rekening voor rustmomenten. Denk aan: energizers, warming-ups, zingen of sporten.

Vergeet niet dat deelnemers vaak komen omdat ze het simpelweg leuk vinden. Voor het ontmoeten van andere mensen, praten over een onderwerp wat hun interesseert. Make it an event they will cherish forever. Het mooiste? Stiekem volgen de meest briljante ideeën in rustmomenten.

Bonustip: de locatie is de onbesproken VIP van een hackathon. Bespaar hier dus never nooit op. Veel licht, de mogelijkheid om naar buiten te gaan en een goede akoestiek doen wonderen voor de energie en creativiteit.

3. Pitch je probleemvraag in vijf minuten

Wat wil je nou écht opgelost hebben? We know that you know. Jij hebt het uitgewerkt in een uitgebreide casus. Maar weten de deelnemers het ook? Wij zien dit vaak misgaan. Probleemvragen worden teveel dichtgetimmerd of juist overexplained, waardoor deelnemers door de bomen het bos niet meer zien.

Dit kan beter. Maak van dat halve uur, vijf minuten. Je zult zien dat je nóg effectievere en concretere oplossingen krijgt. We promise.

+ Introduceer je hackathon in een pitch van vijf minuten.
Dit is de uitdaging. Dit zijn twee of drie factoren waar we tegenaan lopen. Wat zou het mooi zijn als we dit kunnen tackelen. That’s it.

+ Besteed de overige tijd aan vragen van deelnemers
Hoe kijken zij hier tegenaan? Wat hebben zij nog nodig om met dit probleem aan de slag te gaan? Laat deelnemers nieuwe wegen verkennen. Door mensen hier de mogelijkheid toe te geven, voelen ze zich meer verbonden met het probleem.

Bonustip: Die super uitgewerkte casus, waarin alles omtrent het vraagstuk beschreven staat? Stuur die lekker via de mail naar mensen op. Kunnen ze dit later rustig nalezen.

4. Vergeet het werven van deelnemers niet

Het is een open deur, maar dit gaat vaak fout: zorg er alsjeblieft voor dat de wereld afweet van je hackathon. Please. Mobiliseer collega’s, partners en vrienden om mensen aan te tikken over de hackathon. Plaats ‘m groots aan op je eigen kanalen en van alle betrokken partners. Spread the gospel.

TIPS

• Zorg voor een promotietekst die zo te kopiëren en door te sturen is. Maak het mensen zo makkelijk mogelijk.
• Plan je communicatie vooraf. Begin maanden van te voren, niet pas in de laatste week.
• Stel juryleden aan. Als er serieus feedback komt op de ideeën van mensen, zijn ze sneller geneigd mee te doen.
• Kunnen er 30 mensen komen op je hackathon? Zorg dat je minstens vijftig aanmeldingen hebt. No-shows zijn er altijd, en met een reservelijst oogt je evenement nét wat prestigieuzer.

Tot slot: don’t forget the follow-up. Wat stuur je deelnemers na de hackathon? Maak een leuke foto met alle deelnemers. Laat een tekenaar komen die alles visueel uitwerkt. Werk een verslag van de dag uit. Laat de deelnemers weten dat er écht wat bereikt is.

Bonustip: Een mailinglist is van onschatbare waarde. Bouw die asap op! Want je gaat mensen mailen over de datum, routebeschrijving en dieetwensen. Misschien benader je ze na de hackathon om te stemmen op het tofste idee.

Op onze hackathon-pagina vind je een downloadbare variant van dit artikel. Compleet met een checklist om alles gemakkelijk af te vinken.

Wat is een hackathon eigenlijk?

Een hackathon is hier als je een flinke dosis creativiteit of out-of-the-box-concepten nodig hebt. In drie tot zes brainstormteams, het liefst bestaande uit mensen buiten je afdeling of organisatie, probeer je in korte tijd (8 tot 24 uur achter elkaar) zoveel mogelijk ideeën te verzamelen.

Een hackathon is het meest effectief bij een vraagstuk waarbij de oplossing of richting nog niet duidelijk is.

Het fenomeen ‘hackathons’ komt oorspronkelijk uit de tech-industrie en dateert al uit de jaren 90. De term hackathon werd in 1999 bedacht door programmeur en schrijver Eric Raymond en is afgeleid van de woorden ‘hacken’ en ‘marathon’.

No worries, hacken verwijst in dit geval niet naar het illegaal binnendringen van computersystemen. Het verwijst hier naar het snel ontwikkelen van innovatieve oplossingen en prototypes. Het woord ‘marathon’ verwijst naar de insane lange werkperiode die vaak tijdens een hackathon wordt ingezet.

Wanna know more? Wij organiseren al jaren met liefde hackathons voor organisaties groot en klein. Neem een kijkje op onze Case-pagina (of scroll naar onderen) voor voorbeelden.

Stuur gerust een mail naar info@brainfuel.nl of bel ons op +31 (0)58 203 80 33 als je denkt dat wij wat voor je kunnen betekenen.